Cómo controlar el consentimiento antes de publicar fotos de empleados

Ejemplo ilustrativo.

Antes de publicar una fotografía, la persona responsable necesita poder consultar sus permisos y las condiciones de uso. Esta guía explica cómo reunir esa información para revisarla.

Marketing prepara una campaña de empleo con fotografías de una convención interna. En una imagen aparecen siete personas. Algunas firmaron autorización para comunicación interna; otras permiten redes sociales; una dejó la empresa y pidió retirar su imagen.

La fotografía no puede clasificarse simplemente como “aprobada”.

Define qué debe demostrar el permiso

Legal debe determinar la base jurídica y la documentación aplicables. En la UE, no presupongas que una firma basta: el EDPB advierte de las dificultades para obtener consentimiento libre en relaciones laborales. El registro operativo puede incluir:

• Personas identificadas.
• Documento o referencia del consentimiento.
• Finalidad permitida.
• Canales.
• Territorio.
• Fecha de inicio y caducidad.
• Restricciones.
• Revocación o solicitud pendiente.
• Persona que verificó el estado.
• Fecha de la última revisión.

No guardes información personal innecesaria dentro de campos visibles para todo el equipo. Aplica permisos y minimización según el criterio jurídico de la organización.

Utiliza estados que no prometan demasiado

Una clasificación útil:

• Pendiente de identificar: no sabemos quién aparece.
• Pendiente de verificar: existe documentación, pero legal no la ha revisado.
• Uso limitado: permitido solo para finalidad, canal o periodo concreto.
• Aprobado para este uso: revisado para una publicación específica.
• No utilizar: falta permiso, ha caducado o existe revocación.

“Aprobado para este uso” es más preciso que “aprobado para siempre”.

Ejemplo de control antes de publicar

La persona de marketing consulta el registro de permisos para una campaña prevista en LinkedIn en España durante septiembre. En este ejemplo encuentra:

• Imagen A: siete personas; seis permisos compatibles y uno pendiente.
• Imagen B: permiso interno únicamente.
• Imagen C: aprobada para redes en España hasta diciembre.
• Imagen D: una persona solicitó retirada.

Con esos datos y tras validar la documentación, el responsable puede pasar C a revisión creativa. En A debe resolver el permiso pendiente; B necesita otro recurso para ese uso; D queda pendiente de la revisión de la solicitud de retirada.

La búsqueda ayuda a reunir candidatas. No interpreta la ley ni sustituye la aprobación responsable.

Relaciona derivados y publicaciones

Si una fotografía se recorta para un banner y un carrusel, conserva la relación con el original y su permiso. Cuando cambia el estado del original, el equipo debe poder localizar derivados y usos publicados.

Registra:

• Original.
• Variantes.
• Campañas relacionadas.
• URLs o canales publicados.
• Fecha de retirada cuando proceda.

Un consentimiento revocado es difícil de gestionar si solo conoces el nombre de un JPG y no dónde se utilizó.

Crea un punto de control

Antes de programar:

1. Marketing selecciona el activo.
2. La persona responsable comprueba que constan los datos necesarios.
3. La persona responsable revisa identidad, finalidad, canal y vigencia.
4. Legal interviene en los casos definidos por la política.
5. La aprobación queda registrada para esa publicación.
6. Se conserva evidencia de qué versión salió y dónde.

Si faltan datos, sigue el procedimiento acordado antes de publicar. Un campo vacío no acredita permiso.

Mide proceso, no “riesgo eliminado”

Puedes medir fotografías pendientes de identificar, publicaciones detenidas por falta de evidencia, tiempo de revisión, activos caducados detectados y retiradas completadas.

No conviertas estos datos en una promesa de cumplimiento. Sirven para encontrar fallos del proceso.

Polimake permite buscar y recuperar fotografías. Mantén su relación con la documentación de uso en el registro que haya definido la organización. La interpretación jurídica y la decisión de publicar corresponden a sus responsables y asesores.