Cómo digitalizar el archivo de un cliente sin crear otra carpeta caótica

Un cliente entrega cuatro cajas con fotografías antiguas, catálogos, notas de prensa y contratos. Pide “digitalizarlo todo” para el aniversario de la marca.

Escanear las cajas produce miles de archivos. Digitalizar el archivo significa decidir qué merece conservarse, cómo se encontrará y qué podrá publicarse.

Define la salida antes de capturar

Pregunta si el material servirá para consulta interna, investigación de marca, contenido para redes, impresión de gran formato, archivo legal, una exposición o un documental.

El uso determina la calidad, el formato y los metadatos. Una factura para consulta y una fotografía destinada a una lona no necesitan la misma captura.

Crea una muestra de veinte piezas y entrégala antes de procesar las cajas completas. El cliente podrá corregir nombres, categorías y calidad cuando el cambio todavía es barato.

Haz inventario por lotes

No empieces con “scan0001.pdf”. Asigna un código a cada caja, carpeta o álbum y registra procedencia, rango aproximado de fechas, tipo de material, estado físico, cantidad estimada y restricciones conocidas.

Ejemplo: CAJA03_Catalogos_1998-2004.

El código mantiene la relación con el original físico si luego aparece una duda.

Captura según el material

• Documentos planos: escáner y OCR para poder buscar texto.
• Fotografías: captura con suficiente resolución y sin correcciones destructivas.
• Libros o piezas frágiles: cámara fija, luz uniforme y soporte que no fuerce el original.
• Recortes o papeles pequeños: incluye una referencia de escala cuando importe.

Conserva un máster de alta calidad y genera una copia ligera para consulta. No comprimas el único original digital.

Nombra con información conocida

Un nombre puede seguir este patrón:

cliente_fecha-aprox_tipo_lote_secuencia

Ejemplo: acme_2002_catalogo-verano_C03_014.tif.

No inventes fechas ni personas. Cuando un dato no está confirmado, usa un campo como “fecha aproximada” o “persona por identificar”.

Añade contexto mientras todavía está disponible

El mejor momento para identificar una fotografía es cuando el cliente y las personas que conocen la historia están revisando el lote.

Registra fecha o periodo, personas, lugar, evento, producto, campaña, autor, derechos, permiso de publicación, palabras de búsqueda y fuente física.

El OCR ayuda con texto, pero no sabe que “el señor de la izquierda era el fundador” si nadie lo documenta.

Control de calidad por lotes

Revisa una muestra de cada lote y comprueba enfoque, legibilidad, recorte, orientación, color, OCR, nombre, secuencia, máster, copia de consulta y relación con el original.

Si falla la muestra, detén el proceso. Repetir una caja es molesto; repetir cuatro mil capturas es caro.

Entrega algo que otra persona pueda usar

No entregues solo un disco con carpetas. Incluye una breve guía: estructura, campos, formatos, qué se ha descartado, qué está pendiente de identificar y cómo localizar una pieza.

Carga el resultado en una biblioteca de activos donde el equipo pueda buscar por personas, campaña, fecha o contenido visual. Así el archivo deja de depender de quien hizo el escaneo.

Una buena digitalización no se mide por cuántas páginas se capturaron. Se mide por si, seis meses después, alguien puede encontrar la fotografía correcta y saber si tiene permiso para publicarla.